ਸਾਫ਼ ਵਾਅਦਾ ਰੱਖੋ
ਮਹਿਮਾਨਾਂ ਨੂੰ ਛੇਤੀ ਸਮਝ ਆ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਇਕੱਠ ਕਿਉਂ ਹੈ ਅਤੇ ਕਿਹੋ ਜਿਹੀ ਭਾਗੀਦਾਰੀ ਦਾ ਸਵਾਗਤ ਹੈ। ਇੱਕ ਵਧੀਆ ਸਵਾਗਤ ਦੋ ਮਿੰਟਾਂ ਤੋਂ ਘੱਟ ਸਮੇਂ ਵਿੱਚ ਮਕਸਦ, ਮੁੱਢਲੀ ਤਰਤੀਬ ਅਤੇ ਪਹਿਲਾ ਸੌਖਾ ਕਦਮ ਦੱਸ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।
ਹੋਸਟ ਦਾ ਕੰਮ ਕਮਰੇ 'ਤੇ ਛਾ ਜਾਣਾ ਨਹੀਂ। ਉਸ ਦਾ ਕੰਮ ਬੇਯਕੀਨੀ ਘਟਾਉਣਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਜੋ ਮਹਿਮਾਨ ਆਪਣਾ ਧਿਆਨ ਇੱਕ-ਦੂਜੇ 'ਤੇ ਲਾ ਸਕਣ।
ਸੰਦਰਭ ਨਾਲ ਜਾਣ-ਪਛਾਣ ਕਰਵਾਓ
ਕੰਮ ਦੀ ਜਾਣ-ਪਛਾਣ ਵਿੱਚ ਉਹ ਸਾਂਝੀ ਦਿਲਚਸਪੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਜੋ ਦੋ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਗੱਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨ ਲਈ ਥਾਂ ਦਿੰਦੀ ਹੈ। ਅਹੁਦੇ ਗਿਣਾਉਣ ਦੀ ਬਜਾਏ ਉਹ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ, ਸਵਾਲ ਜਾਂ ਤਜਰਬਾ ਦੱਸੋ ਜੋ ਦੋਹਾਂ ਨੂੰ ਜੋੜਦਾ ਹੈ।
ਪਹਿਲਾਂ ਇਜਾਜ਼ਤ ਲਓ, ਗੱਲ ਤੁਰਨ ਤੱਕ ਨਾਲ ਰਹੋ, ਫਿਰ ਪਾਸੇ ਹੋ ਜਾਓ। ਮਨ ਵਿੱਚ ਛੋਟੇ ਨੋਟ ਰੱਖੋ, ਤਾਂ ਜੋ ਜੇ ਕੋਈ ਵਾਅਦਾ ਕੀਤੀ ਜਾਣ-ਪਛਾਣ ਅਜੇ ਬਾਕੀ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਮੁੜ ਆ ਸਕੋ।
ਸਿਰਫ਼ ਸਮਾਂ-ਸੂਚੀ ਨਹੀਂ, ਮਾਹੌਲ ਪੜ੍ਹੋ
ਹੋਸਟ ਯੋਜਨਾ ਨੂੰ ਨਜ਼ਰ ਵਿੱਚ ਰੱਖਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਕਮਰੇ ਨੂੰ ਵੇਖਦਾ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ। ਕਦੇ ਸਹੀ ਫ਼ੈਸਲਾ ਅੱਗੇ ਵਧਣਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ; ਕਦੇ ਕਿਸੇ ਕੀਮਤੀ ਗੱਲਬਾਤ ਨੂੰ ਚੱਲਣ ਦੇਣਾ। ਅਮਲੀ ਇਸ਼ਾਰਿਆਂ 'ਤੇ ਧਿਆਨ ਦਿਓ: ਆਵਾਜ਼ ਦਾ ਪੱਧਰ, ਕਮਰੇ ਵਿੱਚ ਇੱਧਰ-ਉੱਧਰ ਤੱਕਦੇ ਲੋਕ, ਬੰਦ ਘੇਰੇ, ਲੰਮੀਆਂ ਕਤਾਰਾਂ ਜਾਂ ਉਮੀਦ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਜਾਂਦੇ ਮਹਿਮਾਨ।
ਸਮੇਂ ਵਿੱਚ ਥੋੜ੍ਹੀ ਗੁੰਜਾਇਸ਼ ਰੱਖੋ ਤਾਂ ਜੋ ਲੋੜ ਪੈਣ 'ਤੇ ਬਦਲਾਅ ਹੋ ਸਕੇ। ਮਿੰਟ-ਮਿੰਟ ਦਾ ਸਖ਼ਤ ਏਜੰਡਾ ਹੋਸਟ ਨੂੰ ਪ੍ਰਬੰਧਿਤ ਤਾਂ ਵਿਖਾ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਕਮਰੇ ਵਿੱਚ ਕਾਹਲ ਮਹਿਸੂਸ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।
ਸਾਫ਼ ਦਿਸ਼ਾ ਨਾਲ ਸਮਾਪਤੀ ਕਰੋ
ਛੋਟੀ ਅਤੇ ਸਾਫ਼ ਸਮਾਪਤੀ ਮਹਿਮਾਨਾਂ ਨੂੰ ਦੱਸਦੀ ਹੈ ਕਿ ਅੱਗੇ ਕੀ ਹੈ—ਭਾਵੇਂ ਉਹ ਅਗਲਾ ਇਵੈਂਟ ਹੋਵੇ, ਬਾਅਦ ਦਾ ਸੰਪਰਕ ਹੋਵੇ ਜਾਂ ਬੱਸ ਗੱਲਾਂ ਜਾਰੀ ਰੱਖਣ ਦਾ ਸਮਾਂ। ਰਸਮੀ ਸਮਾਪਤੀ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਸੂਚਨਾ ਦਿਓ ਅਤੇ ਵਾਅਦਾ ਕੀਤਾ ਕੋਈ ਵੀ ਲਿੰਕ ਜਾਂ ਅਗਲੀ ਤਾਰੀਖ਼ ਦੁਹਰਾਓ।
ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਲਿਖ ਲਓ ਕਿ ਕਮਰੇ ਨੂੰ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਕੀ ਚਾਹੀਦਾ ਸੀ: ਪਹੁੰਚਣ ਵੇਲੇ ਲੋਕ ਕਿੱਥੇ ਅਟਕੇ, ਕਿਹੜਾ ਸਵਾਲ ਕੰਮ ਆਇਆ ਅਤੇ ਮਾਹੌਲ ਕਦੋਂ ਬਦਲਿਆ। ਇਹ ਨਿਰੀਖਣ ਅਗਲੇ ਇਵੈਂਟ ਲਈ 'ਸ਼ਾਮ ਵਧੀਆ ਰਹੀ' ਵਰਗੇ ਧੁੰਦਲੇ ਨੋਟ ਨਾਲੋਂ ਕਿਤੇ ਵੱਧ ਕੰਮ ਦੇ ਹਨ।